À peine entré dans votre nouveau costume de chef d’entreprise, les problèmes de ressources humaines se posent déjà avec la planification des vacances. Pour que les choses soient claires et que l’ensemble du personnel soit satisfait,n’hésitez pas à fixer les règles en amont et à montrer l’exemple.
Tous les franchisés n’ont pas forcément d’expérience en matière de management et ne sont pas nécessairement spécialistes de la gestion des ressources humaines. Pour autant, à peine votre unité a-t-elle ouvert ses portes que vous êtes déjà confronté à une problématique de premier ordre : vos salariés veulent tous prendre leurs vacances en même temps.
Mettre en place des règles de fonctionnement
Pour bien réagir, penchez-vous rapidement sur le problème afin d’éviter que les choses ne s’enveniment. “Il faut impérativement mettre en place des règles collectives de fonctionnement des congés payés en amont, propose Julien Rittener, dirigeant de Five conseil, cabinet spécialisé dans l’accompagnement des dirigeants de TPE-PME. Les salariés ne doivent pas être dans le flou.” Généralement, si les règles sont mises en place au 1er juin, les salariés ont le temps de s’organiser pour les congés de l’année à venir. Pour autant, l’expert conseille surtout de ne pas donner priorité aux personnes qui auront demandé les congés les plus en amont. “Cela crée des comportements fous dans l’entreprise e tces méthodes ne sont pas régies par le code du Travail”, alerte Julien Rittener. “Anticiper est le postulat de base, confirme Christine Montagard, fondatrice et directrice du cabinet Imput management, spécialisé dans la valorisation des compétences et le développement de la motivation en entreprise. Quand on voit que pour louer une maison en été, il faut s’y prendre en janvier ou février, il ne faut pas laisser les salariés dans le doute. Cela peut créer des tensions et se faire ressentir dans le travail.” Selon cette spécialiste, un nouveau franchisé qui souhaite instaurer le dialogue au sein de ses équipes doit régler cette question des vacances au plus tard en septembre ou octobre de chaque année pour préparer l’été suivant. Pourtant, contrairement à ce que l’on pourrait penser, les problèmes de congés payés dans les entreprises ne se posent pas forcément au moment de la période estivale. “Souvent, c’est le mois de mai qui est problématique, expose Julien Rittener. Les congés payés doivent être pris entre le 1er juin et le 31 mai. Il peut arriver que certains salariés aient encore dix jours à solder dans le courant du mois de mai, ajoutez à cela les ponts et le planning devient impossible.” En tant que chef d’entreprise, en se penchant sur le dossier des vacances, il faut également être conscient que tout congé non pris par le salarié peut ne pas être reporté. Il faut alors voir les conditions prévues par accord collectif dans l’entreprise.
Tenir compte des besoins de l’entreprise
Afin de mettre en place ces règles,il est important de vous baser sur des critères bien précis, le premier étant celui de la continuité de l’activité. “Il faut endosser votre rôle de patron, cadrer et décider des besoins de l’entreprise en fonction des périodes de l’année, conseille Christine Montagard. Vient ensuite le critère social. “Il faut essayer de tenir compte de la situation de chacun, insiste Julien Rittener. Les parents d’enfants scolarisés sont prioritaires pour être en vacances en famille, cela évite d’emblée bien des discussions.” Il faut également voir si le salarié est divorcé ou non ou s’il a la garde de ses enfants. “Si on l’impose aux gens d’être dans l’entreprise alors qu’ils souffrent d’une situation personnelle difficile pendant une période, ils ne vont pas être productifs et ce n’est pas non plus profitable pour l’activité.” Selon les spécialistes interrogés, le sujet des vacances est devenu presque aussi sensible et incontournable que celui de la rémunération. “Au démarrage d’une entreprise, le rythme peut être très musclé, ajoute Christine Montagard. Or, quand on crée sa franchise on a une pression importante sur les épaules et il faut faire attention de ne pas la communiquer aux collaborateurs.” Une fois les règles fixées, il est aussi important d’inviter les salariés à diversifier leurs palettes de compétences pour assurer la continuité de l’activité pendant les périodes creuses qui peuvent correspondre à différents moments de l’année selon les secteurs d’activité. “Paul peut être amené à faire un peu de service client pendant les mois d’été alors que jusqu’à présent, il ne faisait que de la comptabilité, illustre Christine Montagard. Cela crée des liens dans l’entreprise et, bien utilisé, ce système peut créer de nouvelles dynamiques.”
Responsabiliser les équipes
Face à la problématique des vacances, il peut aussi être intéressant et utile de responsabiliser les équipes et de susciter le dialogue. “Responsabiliser, c’est bien, mais il faut être sûr que les salariés, dans leurs discussions aient pensé à tous les paramètres qui entourent l’entreprise et qui conditionnent la prise de congés à certaines périodes, nuance Christine Montagard. C’est vous le patron et c’est vous qui devez prendre la décision finale.” Si jamais deux collaborateurs souhaitent partir en même temps, l’un des deux doit faire une concession cette année mais devra être prioritaire l’année suivante. Il n’est pas non plus question de favoriser celui qui crie le plus fort au risque de déséquilibrer les rapports. “Il faut être très rigoureux sur ce plan-là, c’est la clé d’un management crédible, souffle Christine Montagard. Valider des vacances est un acte de management.” Et cela va conditionner l’ensemble des relations au sein de équipes mais également entre vous et vos nouveaux collaborateurs
