Le prélèvement à la source entrera bien en vigueur en janvier 2019. Une réforme qui implique les entreprises dans le calcul et la collecte de l’impôt sur le revenu. Franchisés, tenez-vous prêts ! Par Ève Mennesson
Après les tergiversations du mois de septembre, le gouvernement a finalement réaffirmé sa volonté d’appliquer le prélèvement à la source. Ainsi, à partir de janvier 2019, tous les salariés verront leur salaire ponctionné d’un pourcentage dédié au paiement de l’impôt sur le revenu, qu’ils ne paieront donc plus directement à l’administration fiscale. Les entreprises sont donc affublées d’un nouveau rôle : celui de tiers collecteurs. Elles doivent en effet calculer le montant de l’impôt à prélever sur les salaires de leurs employés, à partir d’un taux communiqué par l’administration fiscale, le ponctionner, et le reverser aux services de l’État. Un rôle auxquels n’échappent pas les franchisés, qui sont des employeurs comme les autres. À quelques mois de la mise en place effective de cette réforme, comment se préparer au mieux pour éviter erreurs de calculs mais aussi incompréhensions de la part des salariés ?
Se rapprocher de ses prestataires
Bonne nouvelle : les franchisés ne sont pas seuls face à la mise en place du prélèvement à la source. En effet, la plupart se fait épauler par des prestataires pour la gestion des paies. Et ce sont eux qui vont prendre en charge la mise en place de la réforme. “Nous ne nous préoccupons pas tellement du sujet : c’est notre cabinet comptable qui prend cela en charge, témoigne Matthieu Metzger, franchisé Monceau Fleurs à Nantes. Notre métier est ailleurs, c’est pour cela que nous faisons appel à des professionnels”. Ce qui ne veut pas dire qu’il faut totalement se désintéresser de cette réforme et tout confier à son prestataire les yeux fermés.
La première étape, essentielle, est de se rapprocher de ses prestataires, pour s’assurer qu’ils sont bien prêts. “Le franchisé doit s’assurer auprès de son expert-comptable et de son service de paie que tout fonctionne”, invite Christophe Bellet, président de Gagner en franchise. Ne pas hésiter à leur poser des questions précises sur ce qui est fait pour préparer le basculement. En profiter également pour demander de d’ores et déjà faire apparaître l’impôt à la source sur les fiches de paie et habituer ainsi ses salariés à leur nouveau net : ceci est normalement possible depuis octobre 2018.
Lors de ces discussions avec ses prestataires, ne pas hésiter à se faire expliquer la réforme : l’objectif n’est pas de devenir des experts en fiscalité mais de comprendre le prélèvement à la source. Pour les franchisés qui n’ont pas recours à des prestataires, comprendre cette réforme est encore plus essentiel. Le site du ministère est de ce point de vue utile avec notamment une foire aux questions très complète. Surtout, ne pas hésiter à se rapprocher de son franchiseur. “Le franchiseur doit aider ses franchisés en leur fournissant a minima des supports mais aussi en organisant des formations sur le sujet, lors d’une réunion régionale par exemple”, indique Christophe Bellet. Le réseau GCL, qui accompagne les entreprises dans leur gestion au quotidien, fournit à ses franchisés des outils pour les soulager.
Ne pas rester seul
Car le prélèvement à la source c’est recevoir, de l’administration fiscale, le taux à appliquer pour chaque salarié, l’appliquer correctement aux salaires, reverser à l’État le montant prélevé… Et tout cela sans commettre de fautes. Car si les erreurs en défaveur de l’administration fiscale exposent les employeurs à un risque de sanction, le contraire est tout aussi dommageable : les salariés n’accepteront pas que leur salaire soit davantage amputé que nécessaire. Or, certaines situations peuvent être compliquées à mettre en œuvre. Pour les contrats courts, par exemple, un abattement d’un demi-Smic sera soumis au net fiscal. “Quant aux apprentis, ils seront exonérés d’impôt jusqu’à un certain montant de salaire annuel, seuil qu’il faudra surveiller pour appliquer l’impôt en cas de dépassement”, explique Bertrand Gachet, dirigeant du cabinet Durand Godeau.
Les nouveaux salariés, également, vont poser problème : l’employeur devra appliquer un taux neutre le temps de recevoir leur taux. L’année « blanche » doit aussi faire l’objet d’attentions : en effet, les revenus de 2018 ne seront pas imposés pour que les contribuables n’aient pas à payer deux fois l’impôt en 2019. Attention donc aux primes versés aux salariés : il ne faudrait pas qu’elles soient considérées par l’administration fiscale comme un moyen d’échapper à l’impôt !
La solution est peut-être de déléguer le prélèvement à la source à un prestataire. « Depuis la mise en place de la Déclaration sociale nominative (DSN), peu d’entreprises font leur paies seules et c’est très bien : pour gérer le prélèvement à la source, il faut un bon expert-comptable ou un bon gestionnaire de paie », pense Bertrand Gachet. Ou de profiter de la mesure récemment proposée par le gouvernement : les entreprises de moins de 20 salariés peuvent déléguer le prélèvement à la source à l’Urssaf via le dispositif Titre emploi service entreprise (Tese).
Rassurer ses salariés
Au-delà de ces questions d’ordre technique, le prélèvement à la source est aussi un sujet de ressources humaines et de management. “Aujourd’hui, il faut surtout travailler l’information auprès des salariés, leur expliquer leur nouvelle fiche de paie et l’impact du prélèvement à la source sur leur salaire”, pointe François Lecuyer, responsable du développement expertise comptable Nord du réseau GCL et directeur du cabinet GCL de Beauchamp (95). En effet, face à ce changement majeur, les salariés vont avoir de nombreuses questions. Et si la DGFIP insiste sur le fait que l’employeur ne doit pas répondre aux questions des salariés sur le prélèvement à la source et les rediriger vers l’administration fiscale, il paraît difficile de balayer leurs inquiétudes d’un revers de main. “Il faut répondre aux questions des salariés pour qu’il n’y ait pas d’angoisses de leur part”, avance Matthieu Metzger.
Le danger est de se retrouver noyé sous les questions. La clé est donc d’anticiper en menant des actions de communication en amont. L’objectif étant de répondre aux principales questions tout en rappelant que c’est auprès de l’administration fiscale qu’il faut se tourner en cas d’erreur ou de changement de situation. Si Matthieu Metzger a opté pour des conversations un peu informelles avec ses salariés, une réunion d’information peut être organisée, lors de laquelle on fait intervenir son prestataire, par exemple. On peut également distribuer des documents d’information : ceux mis à disposition par l’administration fiscale sont très bien faits. Enfin, pour faire face aux inquiétudes des salariés, la simulation du prélèvement de l’impôt sur les fiches de paie peut être d’une grande aide : cela leur démontre qu’il n’y a aucune erreur.
Cette simulation permettra aussi de préparer les salariés à leur nouveau net. Car les salaires seront un peu moins élevés, puisqu’ils seront amputés de l’impôt. Les franchisés doivent, lors de leurs actions de communication, rappeler cela. Tout en expliquant que, au final, le salaire et l’impôt sont identiques aux années précédentes, à situation égale bien évidemment.
