L’inventaire pourrait donner des sueurs froides aux phobiques de la rigueur et des chiffres. Mais avec un peu de préparation, il est beaucoup moins chronophage qu’il n’y paraît. Surtout, il peut avoir une réelle influence sur la performance d’un magasin puisqu’il permet notamment de mieux identifier les éventuels vols.
Une fois par an, les affiches pullulent sur les devantures des magasins : c’est le temps des inventaires. Les commerçants ferment pour quelques heures ou pour la journée. Mais quel que soit votre choix, vous ne pourrez pas y échapper. Il s’agit d’une obligation légale. Cet exercice n’est donc pas à prendre à la légère. Vous devez répertorier l’exhaustivité des stocks physiques et les évaluer. L’inventaire est donc effectué au moment du bilan comptable. Cela concerne en fait toutes les entreprises qui sont amenées à avoir du stock.
“À partir d’un certain montant de stock et de total de bilan, un commissaire aux comptes intervient et demande à ce qu’il soit réalisé par une société extérieure”, ajoute Élodie Leroux, consultante en gestion d’entreprise et correspondante pour Petite-Entreprise.net. L’inventaire apporte aussi des informations indispensables au chef d’entreprise. Il permet de vérifier s’il n’y a pas d’écart entre le stock que vous devriez avoir et ce qu’il y a en réalité. Puis, dans le cas d’éventuels décalages, d’essayer de les comprendre. Il peut s’agir de vols ou encore d’erreurs de procédure. Ainsi pour Laurent Delafontaine, fondateur du cabinet Axe Réseaux et membre du Collège des experts de la Fédération française de la franchise,
“le caractère opérationnel est plus important que l’aspect légal”.
4 heures pour 50 000 unités
“L’inventaire a un coût car il faut mobiliser les équipes pour le préparer”, rappelle Élodie Leroux. Donc autant optimiser cette opération en vous y prenant à l’avance.
“Il faut commencer à préparer l’inventaire au moins deux mois avant pour que chaque responsable vérifie dans son rayon que tous les produits sont bien étiquetés et lisibles. Cela facilite le scanne des articles le jour J”, préconise Élodie Leroux. Lorsque c’est une équipe extérieure qui vient pour le réaliser, cette dernière conseille de vérifier que l’opération est bien menée pour être sûr que rien n’est oublié. Ne continuez donc pas à travailler sans rien superviser. Une erreur peut toujours survenir.
“Il faut le faire quand le magasin est fermé afin que le stock soit figé”, rappelle la consultante en gestion d’entreprise. En revanche, même quand il est encore ouvert, vous pouvez commencer à baliser le magasin. C’est-à-dire à le découper en zones à comptabiliser.
“Il est conseillé de réaliser des zones de balisage courtes. Car plus elles sont longues, plus elles sont difficiles à compter. C’est bien d’avoir deux personnes par équipe, une qui scanne et une qui compte”. Pour environ 50 000 quantités, Élodie Leroux estime qu’il faut compter à peu près 4 heures d’inventaire (en fonction du type d’articles ou encore de la manière dont ils sont disposés).
Avoir l’envie
À noter qu’il est aussi possible de réaliser des inventaires tout au long de l’année. Certaines formes de commerce associé le nécessitent.
“L’inventaire permanent n’est possible que si l’entreprise est équipée de puces et de codes barres”, explique Laurent Delafontaine. C’est alors l’informatique qui fait le travail.
“C’est très utilisé en commission-affiliation car dans ce type de contrat c’est la tête de réseau qui est propriétaire du stock. Elle le met à disposition du commerçant. Elle veut donc savoir ce qui entre et sort, poursuit Laurent Delafontaine.
C’est recommandé mais techniquement compliqué”. Il existe également la solution de l’inventaire tournant.
“Vous pouvez par exemple chaque semaine effectuer l’inventaire d’une marque”, illustre Élodie Leroux. Ce qui vous permettra de vous rendre compte immédiatement s’il y a des écarts et de gagner du temps au moment de l’exercice annuel. Cette solution peut également être utilisée pour les magasins de taille importante.
“Si on devait réaliser l’inventaire d’une grande surface une fois par an cela mobiliserait toutes les équipes. Il vaut mieux en effectuer plusieurs de manière plus rapprochée. Par exemple, compter une catégorie de produits tous les trimestres et une fois par an le matériel qui bouge moins”, conseille Laurent Delafontaine. L’implication du dirigeant est également essentielle à la réussite de l’inventaire selon ce dernier.
“Il faut que le franchisé soit persuadé du bien fondé d’un inventaire. S’il trouve cela embêtant, ses équipes vont le sentir et le réaliser à moitié. Car c’est assez facile de le bâcler, mais il perd alors tout son intérêt. Le franchisé doit donc être porteur du projet et responsabilisé”.
Témoignage
Alexandre Bruey est franchisé
Carrément Fleurs à Aiguilhe (Haute-Loire) depuis décembre 2012. Si l’inventaire de son unité n’est pas particulièrement une source de tracas, il s’y prend tout de même à l’avance pour gagner du temps. Il en réalise un par an.
“Nous clôturons les comptes au 30 septembre mais je commence à préparer l’inventaire avant en comptant tout le stock présent en réserve”. Pour ne pas être faussé dans ses calculs, il prend en compte uniquement les produits dont il sait qu’il ne se servira pas. C’est ce qu’il appelle le “stock inerte”, par exemple des emballages. La préparation comprend aussi du rangement et le tri entre ce qu’il faut jeter et garder.
“Je prépare également toutes mes factures”, poursuit-il. En effet, Alexandre Bruey utilise un système de codage sur les étiquettes des produits en rayon qui lui permet de savoir à combien il les a achetés au fournisseur. Mais les produits qui ne sont pas en surface de vente ne sont pas équipés, il faut donc penser à sortir les factures.
“Puis, je prépare un tableau avec mes produits rangés par désignation, par exemple ‘seau diamètre 10 centimètres’, ‘seau diamètre
30 centimètres’. Je mentionne à côté le prix auquel je les ai achetés. Pour que le jour de l’inventaire, je n’aie plus qu’à ajouter la quantité”. Grâce à cette préparation, le jour J il n’a pas besoin de mobiliser beaucoup de salariés. Son unité s’appuie sur quatre collaborateurs. Le comptage se fait généralement à deux. Il commence à 19h30, une heure avant la fermeture du magasin lorsqu’il n’y a pratiquement plus de clients. Cela évite qu’il y ait trop d’allers-retours entre ce qui a été comptabilisé et ce qui est vendu entre temps.
“Heureusement, le 30 septembre n’est jamais encore tombé un vendredi ou un samedi, des jours de fortes affluences. Dans ce cas-là, il faudrait attendre la fermeture”. Puis, toutes les informations sont retransmises au comptable.
“À deux, pour une surface de vente de 150 mètres carrés avec un étalage à l’extérieur devant le magasin, l’inventaire prend une heure”. 
